In het kader van de Gemeentewet is het verplicht dat alle gemeenten beschikken over een drietal verordeningen genoemd naar de respectievelijke artikelen in de Gemeentewet, te weten:
- art. 212: de financiële verordening (okt. 2015);
- art. 213: de controleverordening (jan. 2006);
- art. 213a: de verordening betreffende doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (dec. 2013).
Met deze verordeningen formuleert uw raad belangrijke kaders om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het geformuleerde beleid te waarborgen.
Audits
Het doel van de auditonderzoeken en aanvullende auditactiviteiten is om een bijdrage te leveren aan de duurzame verbetering van de gemeentelijke processen en afstemming tussen beleid en uitvoering. De auditcyclus van de gemeente Renkum is ingericht op basis van de kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act). Zo ontstaat er een cyclisch proces van leren en verbeteren.
Hieronder informeren wij u over de uitvoering van het onderzoeksplan interne audits 2018. Verder geven wij het volledig overzicht van de tot nu toe uitgevoerde audits. Tot slot vindt u de stand van zaken van de uitvoering van de verbeterplannen die door de proceseigenaren zijn opgesteld n.a.v. eerder uitgevoerde audits. Het auditplan 2019 zal naar verwachting in december door ons worden vastgesteld en ter kennisname naar uw raad worden gezonden.
Onderzoeksplan interne audits 2018, stand van zaken augustus 2018
Audit | Beknopte beschrijving | Type onderzoek | Status |
|---|---|---|---|
“De gemeente Renkum en de ODRA”. De regievoering door de ambtelijke organisatie. | In 2012 heeft de gemeente Renkum samen met tien andere Gelderse gemeenten en de Provincie Gelderland de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) opgericht. In een dienstverleningsovereenkomst (DVO) zijn in 2013 rechten en plichten van de partijen vastgelegd. Op grond van het jaarlijkse Werkprogramma bepaalt de gemeente welke taken de ODRA voor haar uitvoert. | Onderzoek naar de ambtelijke regievoering op ODRA. Onder regievoering bedoelen we het proces van “het coördineren van de kwaliteit en levering van de te leveren diensten door partners, in een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie, conform eerder gemaakte samenwerkingsafspra-ken”. Het gaat hierbij niet om contract-management richting marktpartijen/ | Het onderzoek is afgerond en de proceseigenaar heeft het betreffende verbeterplan eind augustus gereed gemaakt. In september heeft het college beide documenten vastgesteld en aan de raadsleden ter kennisname aangeboden. |
Ambtelijke regievoering op de verbonden partijen. | De gemeente Renkum heeft een groot aantal publieke taken. Voor de optimale uitvoering van deze taken werkt de gemeente met andere partijen samen. | Op basis van het onderzoek naar de ODRA hebben we samen met het MT en medewerkers lessen geformuleerd om meer grip te krijgen op de verbonden partijen. De ambtelijke regievoering op een aantal verbonden partijen wordt hieraan getoetst. Daarnaast zullen we aandacht geven aan goed practices en knelpunten uit de praktijk om het proces van de ambtelijke regievoering breed te optimaliseren. | Een auditonderzoek kent drie fasen (voorbereiding, verdiepend onderzoek, rapportage). Het auditteam is nu bezig met de voorbereiding. Deze fase zal uitmonden in het plan van aanpak, dat begin oktober aan het college wordt aangeboden. Na de uitvoering van het onderzoek zullen het onderzoeksrapport en het daar uitvloeiende verbeterplan, naar verwachting, in het eerste kwartaal 2019 afgerond worden. |
Lijncontrole | Vastgoedbeheer | De lijncontrole heeft betrekking op de processen uit de voorgaande audits en verbeterplannen. Het doel is om cyclisch te beoordelen of geplande verbetermaatregelen ook daadwerkelijk zijn ingevoerd. | De lijncontrole zal uitgevoerd worden in 2019, na afronding van het onderzoek naar de verbonden partijen. |
Monitoring verbeterplannen |
| De monitoring van de verbeterplannen heeft betrekking op alle verbeterplannen die nog niet afgesloten zijn en geldt als sturingsinstrument voor het MT. | Twee keer per jaar uit te voeren, bij begroting en jaarrekening. Jaarlijks wordt een rapportage ter informatie aan de raad aangeboden. |
Coördinatie nieuwe verbeterplannen |
| De auditor bewaakt de eenheid en consistentie van de verbeterplannen, die door de proceseigenaren zijn opgesteld. | Na bespreking van het auditrapport in het MT hebben producteigenaren 8 weken de tijd om een verbeterplan op te stellen. |
Overzicht uitgevoerde audits t/m ultimo 2018
Audit | Status desbetreffende verbeterplan augustus 2018: afgesloten* |
|---|---|
Bestemmingsplannen | lijncontrole is uitgevoerd in 2012 |
Vastgoedbeheer | lijncontrole schuift door naar 2019 |
Debiteuren welzijn | |
Juridische kwaliteitszorg | lijncontrole omgevingsvergunning is uitgevoerd in 2013 |
Onderhoud wegen | lijncontrole is uitgevoerd in 2016 |
Flexibilisering secretariaten | |
Renkum Europaproof | |
Subsidieverstrekking | lijncontrole is vervallen i.v.m. onderzoek rekenkamer |
Communicatie | |
Fraudebestendigheid | lijncontrole is uitgevoerd in 2015 |
Effectiviteit re-integratie | |
Mandaatregeling | |
Waarderend onderzoek WMO | |
Archief- en Dossiervorming[1] | |
Dienstverlening Burgerzaken[2] | |
Rioleringsbeheer |
Audit | Status desbetreffende verbeterplan augustus 2018: in uitvoering |
|---|---|
Inkopen en aanbestedingen | Verbeterplan vastgesteld door college; twee verbetermaatregelen in uitvoering, vijf geïmplementeerd |
Beleids- en uitvoeringscyclus | Verbeterplan vastgesteld door college; een verbetermaatregel in uitvoering, 14 geïmplementeerd |
Proceslandschap | Verbeterplan vastgesteld door college; vier verbetermaatregelen in uitvoering |
P-systematiek | Verbeterplan vastgesteld door college; vijf verbetermaatregelen in uitvoering. |
Regievoering op ODRA | Verbeterplan vastgesteld door college in september ’18 |
[1] een openstaande verbetermaatregel is opgenomen in het verbeterplan proceslandschap
[2] de drie openstaande verbetermaatregelen worden gevolgd via de monitoring van de “uitwerking Visie op dienstverlening”