1. Algemene informatie
Doel | Een belangrijke aanleiding voor de Gemeente Renkum om de bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie op te richten is dat door het samenwerken met de gemeenten Arnhem en Rheden we onze bestuurskracht kunnen vergroten. We gaan er vanuit dat door het bundelen van de uitvoeringstaken in De Connectie we (voorlopig) een zelfstandige gemeente kunnen blijven. De Connectie vermindert namelijk onze kwetsbaarheid op bedrijfsvoeringsgebied en levert minimaal dezelfde kwaliteit tegen minimaal 4 procent lagere kosten. Ook vergroot De Connectie de kansen voor medewerkers van de drie gemeenten, omdat zij bij de bedrijfsvoeringsorganisatie meer doorgroeimogelijkheden hebben. |
Rechtsvorm | Gemeenschappelijke regeling, om precies te zijn een bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO). |
Datum oprichting | 1 maart 2016 |
Vestigingsplaats | Arnhem |
Deelnemende partijen | Gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden. |
Belang Renkum |
|
Vertegenwoordiging Renkum | Wethouder Rolink vertegenwoordigt Renkum in het bestuur van De Connectie. |
Wat doet de verbonden partij voor Renkum | |
De Connectie voert voor ons de uitvoeringstaken behorende bij ICT, inkoop & aanbesteding, facilitaire zaken & frontoffice, documentaire informatievoorziening, personeels- & salarisadministratie, financiële administratie, verzekeringen, belastingen, basisregistraties en secretariaat. | |
2. Beleidsontwikkelingen en beleidsombuigingen met significante financiële relevantie
De belangrijkste voorwaarde voor het financiële succes van De Connectie is het harmoniseren van processen, het standaardiseren van de werkwijze en verregaande digitalisering.
3. Financiële gegevens
3.1 Financiële ontwikkelingen en ombuigingen
De inbreng van de drie gemeenten is totaal ruim €36.000.000 per jaar. Met de gemeentelijke inbreng in beeld is ook direct de taakstellende opgave van De Connectie duidelijk. Immers, De Connectie staat ervoor om zo snel mogelijk de processen en systemen te standaardiseren en te harmoniseren om in 2020 op een kostenniveau uit te komen dat tenminste vier procent lager ligt.
Om het totaal financieel effect van de vorming van De Connectie in beeld te brengen, is ook het effect op de begroting van de drie gemeenten in kaart gebracht. Hier spelen drie effecten, namelijk de kosten van relatiebeheer (ook wel demandmanagement genoemd), het bedrijfsbureau en de frictiekosten. Samen met het transitiebudget van €4.400.000 moeten deze kosten worden terugverdiend binnen De Connectie. Op basis van de gegevens uit het Bedrijfsplan 2017-2020 van De Connectie en de transitieplannen van de gemeenten is het totaal van de incidentele lasten begin 2021 terugverdiend. Voor Renkum ligt de terugverdienperiode voor de transitie- en frictiekosten naar verwachting in 2023, omdat de kosten van relatiebeheer en bedrijfsbureau relatief zwaarder doorwerken in de Renkumse begroting.
3.2 Financieel overzicht
Jaar | Eigen vermogen | Vreemd vermogen | Resultaat | Bijdrage van Renkum | Bijdrage aan Renkum |
2019 | € 464.000 | € 7.820.000 | € 0 | € 3.967.000 | € 0 |
2020 | € 309.000 | € 6.980.000 | € 0 | € 3.887.000 | € 0 |
2021 | € 155.000 | € 6.140.000 | € 0 | € 3.539.000 | € 0 |
2022 | € 0 | € 5.580.000 | € 0 | € 3.539.000 | € 0 |
4. Beleidsmatige en financiële risico’s
4.1 Gekwantificeerde risico’s in relatie tot het weerstandsvermogen / risicobeperkende maatregelen
Voor het oprichten van De Connectie zijn de belangrijkste risico’s inzichtelijk gemaakt. Dit betreft:
- Kwaliteit. De kwaliteit van de dienstverlening neemt in de periode na de start van De Connectie in het begin op onderdelen af. Dit is echter gebruikelijk bij de start van nieuwe samenwerkingen, omdat er een nieuwe situatie ontstaat waaraan iedereen moet wennen.
- Kansen. Het risico bestaat dat kansen voor de medewerkers onvoldoende worden ingevuld. Dat wil zeggen, dat er uiteindelijk onvoldoende doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden voor ze zijn.
- Kosten. Het risico bestaat dat de begrotingsdoelstellingen niet behaald worden, waardoor mogelijk de gestelde besparingsdoelen niet worden bereikt. Hiermee wordt specifiek gedoeld op de financiële doelstelling voor ICT. Een mogelijk gevolg hiervan is dat het terugverdienen van de transitiekosten evenals de besparing van minimaal vier procent onder druk komen te staan.
- Kwetsbaarheid. Het risico bestaat dat doordat taken overgedragen zijn aan De Connectie en er daarbij geknipt is in werkprocessen kwetsbare functies binnen onze gemeente ontstaan.
Voor deze risico’s zijn beheersmaatregelen beschreven. Voor de eerste vier jaar (tot en met 2020) is een post onvoorzien (van €163.000 per jaar) opgenomen in de begroting van de Connectie om de eerste risico’s op te vangen. Boven dit bedrag komen de financiële effecten bij de gemeenten terecht.
4.2 Risico- beheersing ( toezicht, advisering en invloed)
Risicomanagement is een integraal onderdeel van de planning- en controlcyclus van De Connectie om risico's vroegtijdige te signaleren, deze te voorkomen dan wel te beheersen. De uitvoering van het risicomanagement is een samenspel tussen de eigenaren van De Connectie, de controlerend accountant en De Connectie zelf.
5. Beoordeling en advies over de samenwerking
De Meerjarenprogrammabegroting 2019-2022 van De Connectie bevat meerdere winstwaarschuwingen wat betreft de haalbaarheid van de opdracht om de werkprocessen te harmoniseren, standaardiseren en digitaliseren. Daarbij wordt de aankondiging dat we over de financiële consequenties hiervan nog worden geïnformeerd. De mogelijkheid bestaat dus dat De Connectie de besparingsdoelen niet behaalt of dat terugverdienperiode voor ons langer wordt. Ondanks deze uitdagingen is ons advies om de samenwerking te continueren. We gaan er vanuit dat we in goed overleg met De Connectie en de twee andere gemeenten gezamenlijk tot een goede oplossing voor de financiële uitdagingen kunnen komen.